Prosedur Keluar Barang

  1. Setelah Admin Penjualan menerima Order penjualan, Admin Penjualan menulis order penjualan pada Papan (nota) Order, dan diserahkan kepada Admin Gudang.
  2. Admin Gudang mengkoordinasikan kepada QC Gudang untuk melakukan proses penyiapan barang setiap hari menyesuaikan Papan (nota) Order yang telah masuk atau telah diperbarui.
  3. Papan (nota) Order yang masuk lebih dulu, disiapkan lebih dulu (di utamakan).
  4. Gudang dilarang mengeluarkan barang sebelum orderan di tulis Admin Penjualan pada Papan (nota) Order. Hal ini dilakukan agar mempermudah proses pelacakan saat terjadi selisih stok gudang. Selain petugas gudang, dilarang mengambil barang langsung dari gudang !
  5. Untuk stok barang yang tersedia dan telah disiapkan, maka list order barang pada Papan (nota) Order ditandai dengan melingkari “jumlah order” pada daftar order barang tersebut, atau sesuai jumlah barang yang di proses.
  6. Untuk barang yang stoknya kosong, maka QC Gudang mengkoordinasikan kepada Admin Gudang untuk melakukan rekap data barang kosong (terutama barang pesanan) setiap hari agar dilakukan proses kulakan (pengadaan barang) oleh perusahaan.
  7. Barang yang telah disiapkan oleh QC Gudang dan telah ditandai pada Papan (nota) Order, di taruh di tempat / rak admin masing-masing dan disesuaikan arah pengirimannya masing-masing, hingga jadwal muat tiba.
  8. Barang yang sudah disiapkan pada tempat / rak admin masing-masing tersebut, tidak boleh di ganggu gugat (berpindah tangan / beralih) untuk dikirim sales atau admin lain tanpa persetujuan pihak yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi selisih antara barang yang telah disiapkan dan data daftar barang pada Papan (nota) Order yang telah di tandai (di proses). Serta tercapainya keadilan sosial bagi semua pihak (berdasarkan poin No.3)
  9. Sebelum H-1 jadwal muat (H-2 dari jadwal kirim) semua barang yang sudah disiapkan harus sudah siap muat. Dan, QC Gudang membuat rekapan dari Papan (nota) Order yang telah di proses, kemudian diserahkan kepada Admin Penjualan dan Customer Care.
  10. Admin Penjualan membuat Nota Kwitansi sesuai hasil rekapan Papan (nota) Order yang telah di proses oleh QC Gudang, dan Customer Care melakukan tugasnya untuk mengkonfirmasi kembali (via telepon) kepada konsumen untuk info barang orderan yang masih kosong ataupun melakukan follow up untuk penambahan orderan sebelum jadwal kirim tiba.
  11. Customer Care yang mendapatkan tambahan order, menulis pada Papan (nota) Order, kemudian diserahkan kepada Admin Gudang.
  12. QC Gudang menyiapkan tambahan barang order dari Customer Care sesuai Papan (nota) Order yang masuk, untuk di ikut sertakan pada jadwal muat saat itu.
  13. Setelah barang orderan yang di dapat oleh Customer Care disiapkan (di proses) oleh QC Gudang, gudang mengkonfirmasi Customer Care. Customer Care membuat Nota Kwitansi berdasarkan papan (nota) order yang telah di proses oleh QC Gudang.
  14. Saat hari muat tiba, Nota Kwitansi dari Admin Penjualan harus sudah jadi, dan Surat Jalan Barang Keluar (yang mau dimuat) dari rekapan Papan (nota) Order dari gudang juga harus sudah jadi. Dengan kata lain, barang belum bisa di muat ke kendaraan, apabila Nota Kwitansi dari Admin Penjualan dan Surat Jalan Barang Keluar yang akan dimuat dari gudang BELUM JADI ! Jadi semua wajib menyelesaikannya tepat waktu. Terkecuali tambahan order dari Customer Care.
  15. Saat muat barang (barang naik ke kendaraan), QC Gudang wajib mencocokan barang yang masuk ke kendaraan satu per satu dengan Surat Jalan Barang Keluar yang telah di rekap dari papan (nota) order, dan Admin Penjualan juga wajib mencocokan dengan Nota Kwitansi yang telah di buat. Pada proses ini semua petugas (Admin Penjualan, QC Gudang, Driver Pengiriman) wajib melakukan “check & balance” dengan teliti dan hati-hati. Teliti jangan sampai ada selisih antara data dan barang yang naik ke kendaraan. Hati-hati jangan sampai barang yang akan dikirim mengalami kerusakan, baik saat proses muat maupun saat perjalanan ketika pengiriman.
  16. Proses muat dilakukan satu pintu. Dengan kata lain, setiap satu muatan, sebaiknya ditangani oleh satu QC Gudang yang bertanggung jawab yang di tunjuk oleh Admin Gudang. Petugas gudang yang lain sifatnya membantu proses muat sesuai arahan QC Gudang yang bertanggung jawab.
  17. Petugas yang membantu proses muat, jangan menaikan barang ke kendaraan sebelum mendapat aba-aba (perintah) dari QC Gudang yang bertanggung jawab akan muatan tersebut. Selain itu proses menaikan barang harus juga disaksikan oleh Admin Penjualan beserta Driver Pengiriman yang bersangkutan. Agar semua barang yang naik ke kendaraan: sesuai dengan orderan, terdata dengan valid dan tersusun dengan rapi.
  18. Semua petugas (terutama QC Gudang yang bertanggung jawab) dilarang keras main HP (smartphone), meninggalkan lokasi muat, ataupun tindakan lainnya yang dapat mengalihkan perhatian dan dapat menyebabkan sengketa selisih perhitungan saat proses muat berlangsung.
  19. Setelah proses muat selesai, Admin Penjualan dan QC Gudang wajib melakukan pencocokan antara Nota Kwitansi yang akan dikirim dengan Surat Jalan Barang Keluar disaksikan oleh Driver yang melakukan pengiriman. Cek, Apakah ada selisih data (jumlah barang) atau tidak?
  20. Apabila cocok, maka Nota Kwitansi dan Surat Jalan Barang Keluar dari QC Gudang diserahkan terlebih dahulu kepada Admin Gudang dan Admin Keuangan untuk di proses lebih lanjut (di input ke program Stok dan program keuangan / pembayaran). Kemudian setelah itu baru Nota Kwitansi dan Surat Jalan Barang Keluar dalam bentuk DO (Surat Drop Order) diserahkan oleh Admin Gudang / Admin Keuangan kepada Driver untuk proses pengiriman.
  21. Apabila masih terjadi selisih data, maka harus dilakukan pengecekan ulang pada barang yang telah di naikkan ke kendaraan, terutama pada barang yang terjadi selisih. Karena setelah data dari Surat Jalan Barang Keluar sudah di input ke program stok dan Nota Kwitansi telah di input ke program keuangan, kekurangan selisih barang menjadi tanggung jawab petugas yang melakukan proses muat (Admin Penjualan, QC Gudang, Driver Pengiriman) yang melakukan proses muat dan pengecekan. Maka dari itu agar tidak terjadi 2x kerja yang membuang waktu dan tenaga secara sia-sia, harap lebih cermat dan teliti lagi !
  22. Kerugian yang diakibatkan karena petugas lalai atau tidak mengikuti prosedur yang telah ditentukan, sepenuhnya akan menjadi tanggung jawab petugas yang bersangkutan, dan mendapatkan sanksi sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan perusahaan.

Update: 8 Agustus 2019

Ketentuan Pengguna Situs | Download Katalog Produk